Párování plateb | jak funguje automatická evidence úhrad
Jak DoklaDík automaticky spáruje platbu od klienta s fakturou a označí ji jako zaplacenou. bez ruční práce.
Co je párování plateb?
Párování plateb je funkce, která automaticky propojí příchozí platbu od klienta s konkrétní fakturou a označí ji jako zaplacenou. bez toho, abyste museli cokoliv dělat ručně. Stačí jednou nastavit přeposílání emailů z vaší banky a zbytek DoklaDík zvládne sám.
Jak celý proces funguje?
Automatické párování plateb funguje na principu přeposílání emailových notifikací z vaší banky. Postup je jednoduchý:
- Klient zaplatí vaši fakturu bankovním převodem.
- Vaše banka vám automaticky pošle email s informací o přijaté platbě (tzv. platební notifikace).
- Tento email banka automaticky přepošle na váš unikátní DoklaDík email (
xxx@pay.dokladik.cz). - DoklaDík email zpracuje. přečte variabilní symbol, částku a odesilatele.
- Systém najde odpovídající fakturu a automaticky ji označí jako zaplacenou ✅.
Celý proces trvá zpravidla do několika minut od přijetí platby. Vše probíhá automaticky. vy jen přijdete do DoklaDík a vidíte faktury označené jako zaplacené.
Krok 1. Nastavení: váš unikátní email pro platby
Každý účet v DoklaDík dostane unikátní emailovou adresu ve tvaru
vase-firma@pay.dokladik.cz. Na tuto adresu banka přeposílá platební notifikace.
Adresa je výhradně vázaná na váš účet. nikdo jiný nemá přístup.
Adresu najdete v Nastavení → Párování plateb. Kliknutím na ikonu kopírování vedle adresy ji zkopírujete do schránky.
Krok 2. Nastavení přeposílání v bance
Aby párování fungovalo, musíte své bance říct, aby přeposílala emailové notifikace o příchozích platbách na váš DoklaDík email. Každá banka to nastavuje trochu jinak. obvykle jde o:
- Internetové bankovnictví → Nastavení → Notifikace / Upozornění
- Nastavit typ: Příchozí platba nebo Přijatá transakce
- Způsob: Email
- Emailová adresa: zkopírovaná adresa z DoklaDík (např.
nazev-firmy@pay.dokladik.cz)
✓ Podporované banky (ověřené):
Krok 3. Variabilní symbol: klíč ke spárování
Systém páruje platbu s fakturou primárně podle variabilního symbolu (VS). Variabilní symbol je číslo, které klient uvede při platbě. DoklaDík ho automaticky generuje a tiskne na každou fakturu (a do QR kódu platby).
Důležité: Aby párování proběhlo správně, musí klient při platbě uvést správný variabilní symbol z faktury. Proto doporučujeme:
- Vždy posílat fakturu emailem přes DoklaDík. klient ji dostane s QR kódem, kde je VS předvyplněný.
- Na faktuře je VS jasně viditelný. klient ho opíše při ručním zadávání platby.
Krok 4. Přehled plateb v DoklaDík
Všechny přijaté platby uvidíte v sekci Platby (levé menu). Stránka je rozdělena do čtyř sekcí:
Spárované platby
Platby, které systém automaticky propojil s fakturou. Faktura je označena jako zaplacená. Žádná akce není potřeba.
Nespárované platby
Platby, ke kterým systém nenašel odpovídající fakturu (chybějící nebo špatný VS, platba navíc). Vyžadují ruční kontrolu. viz Krok 5.
Neúplná částka. KONTROLA!
Klient zaplatil méně než je částka faktury. Faktura je částečně uhrazena. Rozhodněte se: čekat na doplatek, nebo fakturu ručně spárovat a rozdíl řešit jinak.
Přeplaceno. KONTROLA!
Klient zaplatil více než je částka faktury. může jít o duplicitní platbu nebo přeplatek. Zkontrolujte a případně vraťte přeplatek klientovi.
Krok 5. Ruční spárování nespárované platby
Pokud systém platbu automaticky nespáruje (chybí nebo neodpovídá VS), spárujete ji ručně:
- V sekci Nespárované platby klikněte na tlačítko Spárovat u dané platby.
- Otevře se dialog. vyhledejte fakturu (nebo dobropis), ke které platba patří.
- Vyberte typ dokladu: Faktura nebo Dobropis.
- Klikněte Potvrdit spárování.
- Faktura se označí jako zaplacená a platba přesune do sekce Spárované.
Platby, které vůbec nesouvisí s žádnou fakturou (zálohy, nepřiřazené převody), označte jako Zpracované zaškrtnutím a kliknutím na Označit zpracované. Tím zmizí ze seznamu nespárovaných a přestanou upozorňovat.
Co vidíte u každé platby?
Pro každou platbu v přehledu jsou k dispozici tyto informace:
- Variabilní symbol. číslo, které klient uvedl při platbě
- Přijatá částka. kolik přišlo na účet
- Očekávaná částka. celková suma faktury (zobrazuje se u částečných/přeplatků)
- Rozdíl. o kolik se platba liší od částky faktury
- Spárovaná faktura. číslo faktury, se kterou je platba propojena
💡 Tip: Proč klient nezaplatil správný VS?
Nejčastější příčina nespárovaných plateb je chybějící nebo špatný variabilní symbol. Řešení: vždy posílejte faktury emailem přes DoklaDík. klient dostane fakturu s QR kódem, kde je VS předvyplněný. Scan QR kódem = 0 chyb při platbě.
⚠ Pozor: Bezpečnost emailových notifikací
Svůj DoklaDík email pro platby nikomu nesdělujte. slouží výhradně jako cíl pro přeposílání bankovních notifikací. Adresa je kryptograficky jedinečná pro váš účet.