Odeslání dobropisu emailem

Kde najdete tlačítko pro odeslání

Tlačítko Odeslat emailem se nachází v horní akční liště na detailu každého dobropisu. Na desktopu vidíte celý text Odeslat emailem s ikonou odeslání (Send), na mobilu je tlačítko zkrácené na Email kvůli úspoře místa.

Tlačítko je dostupné pouze pro dobropisy ve stavu Koncept nebo Vydaný. U stornovaných dobropisů je tlačítko skryté. stornovaný dobropis nelze odeslat, protože již není platný dokument.

Pokud dobropis odesíláte poprvé, jeho stav se po odeslání automaticky změní z Koncept na Vydaný. Dobropis, který už byl jednou odeslán, můžete odeslat znovu. například pokud klient email neobdržel nebo potřebuje novou kopii.

Dialog pro odeslání. pole a nastavení

Po kliknutí na Odeslat emailem se otevře dialog (modální okno) s formulářem pro odeslání. Všechna pole jsou předvyplněná. ve většině případů stačí zkontrolovat údaje a kliknout na Odeslat.

Dialog obsahuje tato pole:

• Příjemce. emailová adresa klienta. Pole je automaticky předvyplněné z karty klienta v adresáři. Pokud klient nemá vyplněný email, pole bude prázdné a musíte adresu zadat ručně. Můžete také přepsat předvyplněnou adresu, pokud chcete dobropis odeslat na jinou adresu (např. přímo účetní klienta).
• Cc (kopie). nepovinné pole pro další příjemce v kopii. Zadejte jednu nebo více emailových adres oddělených čárkou. Příjemci v Cc uvidí, komu dalšímu byl email odeslán. Typické použití: odeslání kopie vaší účetní nebo kolegovi, který zakázku řeší.
• Předmět. předmět emailu. Pole je předvyplněné výchozí šablonou, která obsahuje číslo dobropisu. Předmět můžete libovolně upravit. text se zobrazí příjemci v jeho emailové schránce jako název zprávy.
• Zpráva. tělo emailu (textarea). Předvyplněné výchozí šablonou, kterou si můžete přizpůsobit v nastavení aplikace. Text zprávy může obsahovat proměnné šablony (viz níže), které se při odeslání nahradí skutečnými hodnotami z dobropisu.
• Přiložit PDF. zaškrtávací pole (checkbox). Ve výchozím stavu je zaškrtnuté. Pokud ponecháte zaškrtnuté, DoklaDík vygeneruje PDF dobropisu a přiloží ho k emailu jako přílohu. Klient si ho může stáhnout přímo ze své emailové schránky.
• Vložit veřejný odkaz. zaškrtávací pole (checkbox). Ve výchozím stavu je zaškrtnuté, pokud má dobropis aktivní veřejný token (webový doklad). Odkaz se vloží do textu zprávy. klient na něj klikne a uvidí dobropis v prohlížeči bez přihlášení. Pokud dobropis nemá aktivní veřejný odkaz, checkbox je neaktivní.

Proměnné šablony

V textu předmětu i zprávy můžete používat proměnné šablony. speciální zástupné symboly ve složených závorkách, které se při odeslání automaticky nahradí skutečnými údaji z dobropisu. Nemusíte tedy ručně opisovat číslo dobropisu nebo jméno klienta.

Dostupné proměnné:

Příklad výchozího předmětu: Dobropis {credit_note_number} od {client_name}
Po odeslání klient uvidí: Dobropis D2026-0001 od Novák s. r. o.

Odeslání a co se stane potom

Dialog má dvě tlačítka v dolní části:

• Zrušit. zavře dialog bez odeslání. Nic se neuloží, žádný email se neodešle. Dobropis zůstane v původním stavu.
• Odeslat. odešle email s dobopisem. Tlačítko je aktivní pouze pokud je vyplněné pole Příjemce (emailová adresa). Po kliknutí se email odešle okamžitě.

Co se stane po kliknutí na Odeslat:

• Email se odešle na zadanou adresu (a případné Cc adresy).
• Pokud bylo zaškrtnuté Přiložit PDF, email bude obsahovat PDF dobropisu jako přílohu.
• Pokud bylo zaškrtnuté Vložit veřejný odkaz, v textu zprávy bude klikatelný odkaz na online verzi dobropisu.
• DoklaDík aktualizuje datum odeslání (sent_at) na aktuální datum a čas.
• Stav dobropisu se změní na Vydaný (pokud byl dosud v konceptu).
• Zobrazí se zelený toast (oznámení) s textem "Dobropis odeslán".

Dobropis můžete odeslat opakovaně. například pokud klient email neobdržel, ztratil přílohu nebo potřebujete dokument přeposlat na jinou adresu. Každé odeslání aktualizuje datum sent_at na nejnovější čas odeslání.

Úprava emailových šablon

Výchozí texty předmětu a zprávy můžete změnit v nastavení aplikace. Přejděte na Nastavení → Emailové šablony. Zde najdete šablonu pro dobropisy. můžete upravit výchozí předmět i text zprávy včetně proměnných šablon.

Změna šablony se projeví u všech budoucích odeslání. již odeslané emaily zůstanou beze změny. Šablonu upravte podle potřeb vaší firmy. například přidejte pozdrav, kontaktní údaje nebo informaci o vrácení platby.