Jak upravit fakturu

Krok 1. Otevření editace

Přejděte na detail faktury, kterou chcete upravit. V horní liště stránky najdete tlačítko Upravit.

• Pokud je faktura ve stavu Koncept nebo Vystavená a nebyla dosud odeslána ani nebylo staženo PDF, tlačítko je standardní. klikněte a formulář se otevře ihned.
• Pokud je faktura ve stavu Odeslaná nebo Po splatnosti, tlačítko Upravit se zobrazí s oranžovou ikonou trojúhelníku (AlertTriangle). DoklaDík vás tímto vizuálně upozorňuje ještě před samotným kliknutím. Editace je přesto možná.
• Pokud je faktura Zaplacená, místo tlačítka Upravit se zobrazí šedé tlačítko Uzamčeno s ikonou zámku. Kliknutí na něj formulář neotevře. Zaplacené faktury nelze editovat.

Krok 2. Varování při odeslané nebo stažené faktuře

Kliknete-li na tlačítko Upravit u faktury, která již byla odeslána klientovi nebo u které bylo staženo PDF, zobrazí se na začátku editačního formuláře jantarový (amber) informační banner. Banner vás upozorňuje:

• Odeslaná faktura: "Tato faktura již byla odeslána klientovi. Úpravy doporučujeme konzultovat s klientem, aby nedošlo k nesouladu s dokumentem, který již obdržel."
• Stažené PDF: "PDF této faktury bylo staženo. úpravy doporučujeme konzultovat s klientem, aby nedošlo k nesouladu s dokumentem, který již mohl obdržet."

Banner je pouze informační. editaci nijak neblokuje. Pokud si s klientem změnu odsouhlasíte, pokračujte standardně v úpravě a uložte formulář.

Krok 3. Editační formulář

Editační formulář je identický s formulářem pro novou fakturu, ale všechna pole jsou předvyplněna aktuálními hodnotami. Lze upravit:

• Odběratel. výběr jiného klienta z adresáře
• Datum vystavení a datum splatnosti (včetně rychlých předvoleb IHNED / 7 / 14 / 30 dní)
• Způsob platby. Převodem nebo Hotově
• Měna a kurz
• Položky faktury. popis, množství, jednotka, cena, DPH; přidávání a odebírání položek
• Bankovní účet. výběr jiného účtu, pokud máte více účtů
• Poznámka k faktuře

Oproti formuláři pro novou fakturu je u editace navíc k dispozici tlačítko Náhled PDF. kliknutím si zobrazíte, jak bude faktura vypadat v PDF ještě před uložením.

Krok 4. Uložení změn

Po provedení úprav klikněte na zelené tlačítko Uložit fakturu v pravém panelu formuláře. Tlačítko se při editaci jmenuje "Uložit fakturu". ne "Vystavit fakturu" jako u nového dokumentu.

Alternativně lze kliknout na Vystavit a odeslat emailem (modré tlačítko) - v tom případě DoklaDík změny uloží a zároveň otevře dialog pro odeslání faktury klientovi.

Po uložení se změny projeví okamžitě:

• Online faktura (veřejný odkaz /f/[token]) se aktualizuje ihned - pokud klient otevře odkaz po uložení, uvidí již upravenou verzi.
• PDF faktura se při příštím stažení vygeneruje znovu s novými daty - starý stažený soubor v počítači klienta zůstane nezměněn.

Co nelze upravit. zamčené faktury

Faktury označené jako Zaplacené jsou v DoklaDík uzamčeny a nelze je editovat. Důvod: zaplacená faktura tvoří součást účetní evidence. je k ní navázána platba, případně párování s bankovním výpisem. Zpětná úprava by mohla narušit integritu účetních záznamů.

Pokud potřebujete opravit zaplacenu fakturu, máte dvě možnosti:

• Vystavit dobropis (opravný daňový doklad). z detailu faktury klikněte na ⋮ → Vystavit dobropis. Dobropis sníží nebo vyrovná původní fakturu a je správným účetním postupem při opravě.
• Stornovat a vystavit novou fakturu. z menu ⋮ → Stornovat fakturu zrušíte původní dokument a vystavíte novou fakturu se správnými údaji. Tento postup je vhodný zejména pokud platba ještě nebyla zaúčtována nebo jde o zásadní chybu v údajích.

Pozor na párování plateb: pokud jste upravenou fakturu (před zamčením) spárovali s platbou v sekci Banka a změna se týkala výše částky, zkontrolujte párování ručně. spárovaná suma nemusí odpovídat nové výši faktury.