Opakující se faktury

Krok 1. Kde najít opakující se faktury

V levém postranním panelu klikněte na položku Opakující se (ikona se dvěma šipkami v kruhu). Dostanete se na seznam všech vašich šablon.

Novou šablonu vytvoříte tlačítkem + Nová šablona v pravém horním rohu stránky.

Krok 2. Název šablony a klient

Formulář nové šablony začíná dvěma základními údaji:

• Název šablony (povinný). interní název pro vaši orientaci. Klient ho nikdy neuvidí. Například: "Měsíční paušál - Novák s. r. o." nebo "Pronájem kanceláře - leden".
• Klient (povinný). vyberte příjemce faktur z vašeho adresáře kontaktů. Vygenerované faktury budou automaticky vystaveny na tohoto klienta.

Krok 3. Frekvence a datum generování

Nastavte, jak často a kdy má DoklaDík fakturu vystavit:

• Frekvence. zvolte interval: Denně, Týdně, Měsíčně, Kvartálně nebo Ročně.
• Den v měsíci (1-28). zobrazí se při volbě Měsíčně. Určuje, v který den v měsíci se faktura automaticky vygeneruje. Doporučujeme hodnotu nejvýše 28, aby fungovala i v únoru.
• Začátek. datum, od kdy má šablona generovat faktury. Faktury se nevystaví před tímto datem.
• Konec (nepovinný). datum, do kdy šablona platí. Pokud ponecháte prázdné, šablona běží bez časového omezení.

Krok 4. Položky faktury

Přidejte položky, které se budou opakovat na každé vygenerované faktuře. Struktura je stejná jako u běžné faktury:

• Popis. co fakturujete (zobrazí se na PDF).
• Mn.. množství (kusy, hodiny, dny...).
• Jedn.. jednotka (ks, hod, měs, paušál...).
• Cena/j. cena za jednu jednotku bez DPH.
• DPH. sazba daně: 0 %, 12 % nebo 21 %.

Položky přidáte tlačítkem + Přidat ručně nebo je vyberte z katalogu produktů tlačítkem Z katalogu.

Krok 5. Bankovní účet a automatické odesílání

Zbývají dvě nastavení, která ovlivňují, jak budou vygenerované faktury vypadat a co se s nimi stane:

• Bankovní účet. vyberte, který váš účet se zobrazí na vygenerovaných fakturách. Pokud máte více bankovních účtů, vyberte ten správný pro tohoto klienta.
• Email pro odesílání. emailová adresa klienta, na kterou se faktura odešle. Vyplní se automaticky z adresáře, ale lze ji ručně upravit.
• Automaticky odeslat emailem klientovi. Switch přepínač. Pokud ho zapnete, DoklaDík po vygenerování faktury ji automaticky odešle emailem klientovi bez jakéhokoliv dalšího zásahu z vaší strany.

Krok 6. Vytvořit šablonu

Jakmile máte vše vyplněno, klikněte na zelené tlačítko Vytvořit šablonu v dolní části formuláře. Šablona se uloží a přidá do seznamu opakujících se faktur.

Od tohoto okamžiku DoklaDík šablonu sleduje a v naplánovaný den automaticky vygeneruje fakturu.

Krok 7. Seznam šablon a správa

Na stránce Opakující se vidíte přehlednou tabulku všech šablon s těmito sloupci:

• Název. interní název šablony.
• Klient. příjemce vygenerovaných faktur.
• Frekvence. jak často se faktura generuje (Měsíčně, Ročně...).
• Příští generování. datum, kdy se vystaví další faktura.
• Stav. Aktivní (zelená) nebo Pozastavená (žlutá). Pozastavenou šablonu lze kdykoliv znovu aktivovat.
• Celkem vygenerováno. kolik faktur šablona dosud vystavila.

Faktury můžete také generovat ručně. zaškrtněte vybrané šablony a klikněte na tlačítko Vygenerovat vybrané v modrém banneru v horní části stránky.

Krok 8. Kde se vygenerované faktury zobrazí

Automaticky vygenerované faktury se zobrazí v sekci Faktury. úplně stejně jako faktury vystavené ručně. Dostanou vlastní číslo faktury a lze s nimi pracovat jako s každou jinou fakturou:

• Upravit před odesláním
• Stáhnout jako PDF
• Odeslat klientovi emailem
• Označit jako zaplacenou