Správa objednávek
Průvodce objednávkami v DoklaDíku. vytvoření objednávky, stavy, schvalování, odmítnutí a převod na fakturu.
Objednávky v DoklaDíku
Objednávka je dokument pro správu klientských objednávek před vystavením faktury. Slouží jako podklad pro budoucí fakturaci. eviduje, co klient objednal, za jakou cenu a do kdy je nabídka platná. Objednávky v DoklaDíku procházejí schvalovacím procesem. klient může objednávku přijmout nebo odmítnout. Po schválení ji jedním klikem převedete na fakturu s předvyplněnými údaji.
📍 Kde to najdete
- • Aplikace: Levé menu → Objednávky
- • Nová objednávka: tlačítko + Nová objednávka v pravém horním rohu
Co jsou objednávky
Objednávka v DoklaDíku je dokument, který slouží ke správě klientských objednávek před vystavením faktury. Na rozdíl od faktury (daňového dokladu) je objednávka pouze evidenční dokument. neslouží k účetnictví ani k odpočtu DPH.
Hlavní účely objednávky:
- Evidence objednávek. přehled o tom, co klient objednal, za jakou cenu a kdy
- Sledování platnosti. objednávka může mít datum platnosti (např. nabídka platná 30 dní)
- Schvalovací proces. klient může objednávku přijmout nebo odmítnout
- Podklad pro fakturaci. schválenou objednávku jedním klikem převedete na fakturu
Vytvoření nové objednávky
Novou objednávku vytvoříte kliknutím na tlačítko + Nová objednávka v pravém horním rohu seznamu objednávek. Otevře se formulář s následujícími sekcemi:
Klient
V horní části formuláře vyberte klienta, pro kterého objednávku vystavujete. Pole Klient obsahuje vyhledávání. začněte psát název firmy nebo jméno a DoklaDík vám nabídne odpovídající klienty z vaší databáze.
Pokud klient v systému ještě neexistuje, klikněte na Přidat nového klienta. otevře se dialog pro rychlé vytvoření nového klienta bez nutnosti opouštět formulář objednávky.
Základní údaje
Sekce základních údajů obsahuje tři datumová pole:
| Pole | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Datum vystavení | Ano | Datum vytvoření objednávky. Automaticky se vyplní dnešním datem. |
| Platná do | Ne | Do kdy je objednávka (nabídka) platná. Rychlé předvolby: 7, 14, 30, 60, 90 dní. |
| Datum dodání | Ne | Předpokládané datum dodání zboží nebo služby. |
Pole Platná do obsahuje rychlé předvolby. kliknutím na tlačítko s počtem dní (7, 14, 30, 60 nebo 90) se automaticky nastaví datum platnosti od data vystavení. Nemusíte datum zadávat ručně.
Položky objednávky
Hlavní část formuláře tvoří seznam položek. Každá položka objednávky obsahuje:
| Pole | Popis |
|---|---|
| Popis | Název nebo popis položky (např. "Webový design. úvodní stránka") |
| Množství | Počet kusů nebo jednotek (např. 1, 5, 10.5) |
| Jednotka | Měrná jednotka (ks, hod, m², kg apod.) |
| Cena za jednotku | Cena za jednu jednotku bez DPH |
| Sazba DPH | Sazba DPH: 0 %, 12 % nebo 21 % |
Tlačítkem Přidat položku přidáte další řádek. Každou položku můžete smazat kliknutím na ikonu Smazat (koš) na pravé straně řádku. DoklaDík automaticky počítá mezisoučty a celkovou částku včetně DPH.
Poznámky
Pod položkami najdete dvě textová pole pro poznámky:
- Poznámka. veřejná poznámka, kterou uvidí i klient (např. na veřejném odkazu nebo v PDF). Vhodné pro podmínky dodání, platební instrukce nebo doplňující informace.
- Interní poznámka. soukromá poznámka viditelná pouze pro vás a váš tým. Klient ji neuvidí. Vhodné pro interní komentáře, poznámky k objednávce nebo informace pro kolegy.
Stavy objednávky
Každá objednávka v DoklaDíku prochází životním cyklem definovaným šesti stavy. Stav určuje, jaké akce s objednávkou můžete provádět a jak se zobrazuje v seznamu.
Rozpracovaná objednávka. Můžete ji libovolně upravovat. měnit položky, klienta, data. Koncept není viditelný pro klienta.
Objednávka byla odeslána klientovi (e-mailem nebo přes veřejný odkaz). Čeká se na reakci klienta. přijetí nebo odmítnutí.
Klient objednávku schválil (přijal). Objednávku nyní můžete převést na fakturu jedním klikem.
Klient objednávku odmítl. Toto je konečný stav. objednávku nelze dále měnit ani převést na fakturu.
Z objednávky byla vytvořena faktura. Toto je konečný stav. objednávka je propojena s vytvořenou fakturou.
Objednávka byla zrušena. Toto je konečný stav. objednávku nelze dále měnit ani obnovit.
Akce dostupné podle stavu
Každý stav objednávky určuje, jaké akce máte k dispozici. Následující tabulka shrnuje dostupnost hlavních akcí:
| Akce | Koncept | Odeslána | Přijata | Odmítnuta | Fakturována | Stornována |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Upravit | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Odeslat e-mailem | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Webový doklad | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Schválit (Přijmout) | ✗ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Odmítnout | ✗ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Vytvořit fakturu | ✗ | ✗ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Stornovat | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Stáhnout PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Schválení a odmítnutí objednávky
Když je objednávka ve stavu Odeslána, máte k dispozici dvě akce pro rozhodnutí o objednávce:
Schválit (Přijmout)
Klikněte na tlačítko Schválit na akční liště detailu objednávky. Zobrazí se potvrzovací dialog. po potvrzení se stav objednávky změní na Přijata (zelená). Schválená objednávka je připravená k fakturaci.
Odmítnout
Klikněte na tlačítko Odmítnout na akční liště. Zobrazí se potvrzovací dialog s upozorněním, že odmítnutí je nevratné. Po potvrzení se stav objednávky změní na Odmítnuta (červená). Odmítnutou objednávku nelze dále upravovat ani převést na fakturu.
Klient může objednávku schválit nebo odmítnout také prostřednictvím veřejného odkazu. na veřejné stránce objednávky jsou tlačítka pro přijetí a odmítnutí. Více o veřejném odkazu najdete v článku Veřejný odkaz na objednávku.
Vytvoření faktury z objednávky
Jakmile je objednávka ve stavu Přijata, můžete z ní jedním klikem vytvořit fakturu. Na akční liště detailu objednávky klikněte na tlačítko Vytvořit fakturu.
Co se stane po kliknutí:
- DoklaDík vytvoří novou fakturu a automaticky předvyplní všechny údaje z objednávky. klient, položky, množství, ceny, poznámky
- Otevře se formulář nové faktury s předvyplněnými daty, kde můžete před uložením provést úpravy
- Po uložení faktury se stav objednávky automaticky změní na Fakturována (fialová)
- Objednávka a faktura jsou vzájemně propojeny. z detailu objednávky se můžete prokliknout na fakturu a naopak
Stornování objednávky
Objednávku můžete stornovat ve stavech Koncept, Odeslána nebo Přijata. V menu ⋮ (tři tečky) zvolte Stornovat. Zobrazí se potvrzovací dialog. po potvrzení se stav změní na Stornována.
Stornování je nevratné. stornovanou objednávku nelze obnovit ani převést na fakturu. Pokud potřebujete objednávku znovu vystavit, vytvořte novou.
💡 Tip: Rychlé předvolby platnosti
Při vyplňování pole Platná do nemusíte ručně počítat datum. Klikněte na jedno z tlačítek rychlých předvoleb (7, 14, 30, 60 nebo 90 dní) a DoklaDík automaticky nastaví datum platnosti. Nejčastěji se používá 30 dní. standardní doba platnosti obchodní nabídky.
💡 Tip: Převod na fakturu šetří čas
Pokud pravidelně vystavujete objednávky a následně faktury, využijte funkci Vytvořit fakturu z přijaté objednávky. Nemusíte znovu zadávat klienta, položky ani ceny. vše se automaticky přenese. Stačí zkontrolovat a uložit.
⚠ Pozor: Odmítnutí a stornování je nevratné
Stavy Odmítnuta, Fakturována a Stornována jsou konečné. objednávku z nich nelze vrátit do předchozího stavu. Před odmítnutím nebo stornováním se ujistěte, že je to skutečně to, co chcete provést.