Import dat z CSV a XLSX

Co je CSV a XLSX?

Pokud s těmito formáty nemáte zkušenosti, nemusíte se bát. jde o běžné tabulkové soubory, které umí vytvořit i otevřít každý tabulkový program.

• CSV (Comma-Separated Values). jednoduchý textový soubor, kde jsou hodnoty oddělené čárkou nebo středníkem. Můžete ho otevřít v Excelu, Google Sheets, LibreOffice Calc nebo i v Poznámkovém bloku. Většina aplikací umí data exportovat právě do CSV.
• XLSX. nativní formát Microsoft Excelu. Pokud máte data v Excelu, můžete soubor nahrát přímo bez jakéhokoli převodu.

Oba formáty fungují stejně dobře. Pokud si nejste jistí, zkuste CSV. je jednodušší a univerzálnější.

Krok 1. Nahrát soubor

Po otevření stránky Import dat uvidíte první krok průvodce. Než nahrajete soubor, vyberte, do které tabulky chcete data importovat.

Výběr cílové tabulky

V rozbalovacím seznamu Cílová tabulka zvolte jednu z možností:

• Faktury. vydané faktury (výchozí volba)
• Klienti. kontakty, firmy a odběratelé
• Produkty. položky ceníku a katalogu
• Náklady. přijaté doklady a výdaje

Výběr tabulky určuje, jaká pole se nabídnou v dalším kroku pro mapování sloupců.

Nahrání souboru

Pod rozbalovacím seznamem je oblast pro nahrání souboru. Máte dvě možnosti:

1. Přetáhnout soubor. uchopte soubor v průzkumníku a přetáhněte ho na oblast s textem "Táhněte soubor sem nebo klikněte pro výběr".
2. Kliknout a vybrat. klikněte kamkoli do oblasti nahrávání a v dialogovém okně vyberte soubor z počítače.

Podporované formáty: .csv a .xlsx.

Automatická detekce oddělovače

U CSV souborů DoklaDík automaticky rozpozná, jaký oddělovač váš soubor používá. Uvidíte informaci např.:

České verze Excelu obvykle používají středník (;) jako oddělovač, protože čárka se v češtině používá jako desetinný oddělovač. Pokud máte soubor z anglického prostředí, oddělovač bude nejspíš čárka (,).

Po úspěšném nahrání se zobrazí potvrzení:

Klikněte na Pokračovat pro přechod k mapování sloupců.

Krok 2. Mapování sloupců

V tomto kroku říkáte DoklaDíku, který sloupec ve vašem souboru odpovídá kterému poli v aplikaci. Představte si to jako "překlad". váš soubor může mít sloupec pojmenovaný Firma, Company nebo Název klienta, a vy jen řeknete, že to patří do pole Název klienta v DoklaDíku.

Jak mapování vypadá

Uvidíte tabulku se dvěma sloupci:

• Sloupec v souboru. názvy sloupců, které DoklaDík přečetl z prvního řádku vašeho souboru (záhlaví tabulky).
• Cílové pole. rozbalovací seznam s poli cílové tabulky (např. pro klienty: Název, IČO, DIČ, Ulice, Město, PSČ, Email atd.).

Automatický návrh mapování

DoklaDík se pokusí automaticky přiřadit sloupce podle jejich názvu. Pokud máte například sloupec ICO nebo IČO, automaticky se namapuje na pole IČO. Návrh vždy zkontrolujte. automatika nemusí vše přiřadit správně.

Přeskočení sloupce

Pokud váš soubor obsahuje sloupec, který nechcete importovat (např. interní poznámky, formátování), nastavte rozbalovací seznam na -- bez mapování --. Sloupec bude při importu přeskočen.

Až budete spokojeni s mapováním, klikněte na tlačítko Náhled. DoklaDík zkontroluje data a ukáže vám, co se bude importovat.

Krok 3. Náhled importu

Tohle je nejdůležitější krok. DoklaDík projde všechna data, zvaliduje je a ukáže vám přesný přehled toho, co se stane po spuštění importu.

Souhrnné počítadlo

Nahoře uvidíte dvě čísla:

Řádky OK (zelené) jsou záznamy, které projdou validací a budou úspěšně importovány. Chyby (červené) jsou záznamy s problémy, které je třeba vyřešit nebo přeskočit.

Řádek po řádku

Pod souhrnným počítadlem je tabulka s každým řádkem ze souboru. U každého vidíte:

• Stav. zelená fajfka (OK) nebo červený křížek (chyba)
• Data. hodnoty, které budou importovány
• Chybová zpráva. pokud řádek neprošel validací, uvidíte důvod (např. "Chybí povinné pole: Název klienta", "Neplatný formát IČO", "Částka není číslo")

Detekce duplicit

DoklaDík automaticky porovnává importovaná data s existujícími záznamy v aplikaci. Pokud najde shodu (např. klient se stejným IČO už existuje), zobrazí u řádku varování:

Řešení konfliktů

U každého duplicitního záznamu můžete zvolit, jak se má DoklaDík zachovat:

• Přeskočit (skip). záznam nebude importován, existující data zůstanou beze změny. Toto je nejbezpečnější volba.
• Přepsat (overwrite). existující záznam bude aktualizován daty ze souboru. Použijte, pokud máte v souboru novější nebo opravená data.
• Vytvořit nový (create_new). vytvoří se nový záznam vedle existujícího. Vznikne duplicita, kterou budete muset později ručně sloučit.

Jakmile jste s náhledem spokojeni, klikněte na Spustit import.

Krok 4. Probíhá import

Po kliknutí na Spustit import se data začnou zpracovávat. Tento krok probíhá automaticky. jen sledujte průběh.

Ukazatel průběhu

Na stránce uvidíte:

• Progress bar. modrý pruh, který se postupně plní zleva doprava.
• Procenta. aktuální procento dokončení (např. 64 %).
• Stavová zpráva. informace o tom, co se právě děje.

U větších souborů se data importují po dávkách. Uvidíte zprávy jako:

Nezavírejte stránku ani prohlížeč, dokud import nedoběhne. Pokud stránku zavřete, import se přeruší a budete muset začít znovu.

Krok 5. Import dokončen

Jakmile import doběhne, uvidíte kompletní souhrn výsledků.

Souhrnná čísla

• Úspěšně importováno. záznamy, které se bez problémů uložily do DoklaDíku.
• Přeskočeno. záznamy, které jste v kroku 3 označili k přeskočení (duplicity), nebo které průvodce automaticky přeskočil.
• S chybami. záznamy, které se nepodařilo importovat kvůli chybě v datech.

Tabulka výsledků

Pod souhrnem je podrobná tabulka s každým řádkem a jeho výsledkem:

Co dál?

Na konci stránky najdete dvě tlačítka:

• Zpět na seznam. přejdete na stránku cílové tabulky (např. seznam klientů), kde uvidíte nově importované záznamy.
• Nový import. spustíte průvodce znovu, pokud potřebujete naimportovat další soubor.

Chybné řádky můžete opravit přímo ve zdrojovém souboru a znovu je naimportovat. Již existující záznamy se automaticky detekují jako duplicity.

Jak připravit CSV soubor

Pokud nemáte soubor k importu z jiné aplikace a chcete vytvořit vlastní, postupujte takto:

V Excelu nebo Google Sheets

1. Otevřete nový sešit.
2. Do prvního řádku napište názvy sloupců (záhlaví), např.: Název, IČO, DIČ, Ulice, Město, PSČ, Email.
3. Od druhého řádku vyplňujte data. jeden řádek = jeden záznam.
4. Uložte soubor jako CSV. v Excelu: Soubor → Uložit jako → formát CSV UTF-8 (s oddělovačem - středník).

Důležité zásady

• Kódování UTF-8. aby se správně zobrazily české znaky (háčky, čárky). V Excelu vyberte variantu "CSV UTF-8".
• Žádné sloučené buňky. sloučené buňky v Excelu způsobí problémy při importu.
• Jeden typ dat na list. nedělejte klienty a faktury na jednom listu. Importujte zvlášť.
• Konzistentní formáty. data pište ve stejném formátu v celém sloupci (např. datum vždy jako DD.MM.RRRR, IČO vždy 8 číslic).
• Bez prázdných řádků uprostřed. prázdné řádky mezi daty mohou způsobit, že import skončí předčasně.