Multi-účet & Tým | kompletní návod

Kde v DoklaDíku tyto funkce najdete?

Funkce najdete na dvou místech podle toho, co potřebujete:

• Rozcestník firem. zobrazí se automaticky po přihlášení, pokud máte více firem. Také se na něj dostanete kdykoli přes položku Přepnout firmu v levém sidebaru (viditelná, jen když máte více než jednu firmu).
• Správa týmu. v levém sidebaru klikněte na Nastavení → Tým. Zde vidíte všechny členy firmy, můžete pozvat nové spolupracovníky, editovat jim role, oprávnění nebo je odebrat.

Správu týmu vidí jen majitel a administrátor. Běžný spolupracovník se k ní vůbec nedostane.

---

Krok 1. Přepínání mezi více firmami (Rozcestník)

Pokud jste členem více firem (ať už jako majitel, admin nebo spolupracovník), po přihlášení se nejprve zobrazí Rozcestník. přehledná stránka se všemi vašimi firmami.

Karty firem jsou rozdělené do dvou sekcí:

• Vaše firmy. firmy, kde jste majitelem. Vidíte zde všechny své vlastní účty.
• Spolupráce. firmy, kde jste admin nebo spolupracovník. Typicky klientské účty, u kamaráda nebo u firmy, pro kterou něco děláte externě.

Každá karta zobrazuje:

• Logo firmy (pokud je nahráno v nastavení firmy)
• Název firmy a IČO
• Aktivní tarif (Free / Start / Pro)
• Vaši roli v této firmě (barevně odlišená. zlatý odznak majitel, modrý admin, fialový spolupracovník)
• Tlačítko Vstoupit

Kliknutím na tlačítko Vstoupit nebo přímo na kartu se dostanete do dané firmy. Od této chvíle pracujete s jejími daty. faktury, klienti, produkty i nastavení jsou úplně oddělené od ostatních firem.

---

Krok 2. Založení další firmy

Majitel si může kdykoliv zdarma vytvořit další účet pro jiné IČO. Bez limitu. Na Rozcestníku najdete tlačítko Založit další firmu. kliknutím spustíte stejný registrační formulář, jakým jste zakládali svou první firmu:

1. Zadejte IČO nové firmy. DoklaDík automaticky dotáhne údaje z ARES.
2. Zkontrolujte nebo upravte název firmy, adresu, DIČ (pokud jste plátce DPH).
3. Vyberte výchozí měnu (obvykle CZK).
4. Nastavte, jestli firma je plátcem DPH nebo používá paušální daň.
5. Klikněte na Uložit. nová firma je okamžitě připravená k používání.

Nová firma začíná od nuly. žádní klienti, žádné faktury, žádné produkty. Má vlastní nastavení, vlastní bankovní účty, vlastní tarif. Přepínáte se mezi firmami přes Rozcestník.

---

Krok 3. Pozvání nového spolupracovníka

Pokud chcete do své firmy pustit kolegu, účetní, fakturantku nebo externistu, je to otázka 30 sekund. V levém panelu jděte na Nastavení → Tým a klikněte na tlačítko Pozvat spolupracovníka.

Otevře se formulář s těmito poli:

• E-mail (povinné). e-mailová adresa, na kterou odejde pozvánka. Pokud spolupracovník už má účet v DoklaDíku, použijte jeho stávající e-mail - přidáme mu pouze novou firmu, nevytváříme mu druhý účet.
• Jméno (nepovinné). jen pro vaši evidenci. Pomůže vám rychle identifikovat, kdo je kdo na seznamu členů.
• Role. vyberte z dvou možností: Administrátor nebo Spolupracovník. (Roli Majitel nelze nikomu přidělit - majitel je vždy jen jeden, zakladatel firmy.)

Pokud zvolíte roli Spolupracovník, pod výběrem role se rozbalí sekce Oprávnění. sada zaškrtávátek, kde přesně určíte, co smí spolupracovník vidět a dělat. Detailní popis všech oprávnění najdete v dalším kroku.

Po vyplnění formuláře klikněte na Odeslat pozvánku. Na e-mail spolupracovníka okamžitě odejde zpráva s odkazem. Pozvánka je platná 24 hodin. pokud ji spolupracovník do té doby nepotvrdí, token vyprší a musíte pozvat znovu.

---

Krok 4. Role v týmu a co která znamená

V každé firmě existují tři role. Každá má jiný rozsah práv a jiný účel:

👑 Majitel (Owner)

Vlastník firmy. Má plnou kontrolu nad vším. fakturace, nastavení, správa týmu, platby tarifu, smazání firmy.

• Nelze ho smazat ani degradovat na jinou roli.
• V každé firmě je právě jeden majitel. ten, kdo firmu založil.
• Pouze majitel může definitivně smazat celou firmu.

🛡️ Administrátor (Admin)

Stejná práva jako majitel včetně správy týmu a nastavení firmy. Typicky společník, jednatel nebo hlavní účetní. někdo, komu důvěřujete plně.

• Může pozvat nové spolupracovníky a odebírat stávající.
• Může měnit role a oprávnění ostatním členům.
• Nemůže smazat ani degradovat majitele.
• Nemůže smazat celou firmu (toto může jen majitel).

👤 Spolupracovník (Member)

Přesně definovaná práva podle toho, co mu zaškrtnete. Nemá přístup k nastavení firmy ani ke správě týmu. vidí jen sekce, které mu majitel/admin povolil.

• Typické použití: fakturantka, skladník, účetní, asistent, brigádník.
• Nemůže pozvat další lidi do firmy.
• Nevidí sekci Nastavení a nemůže měnit firemní údaje.
• Vidí jen ty moduly, které jste mu explicitně zaškrtli.

---

Krok 5. Nastavení oprávnění spolupracovníka

Tohle je srdce funkce. U každého spolupracovníka (role Member) přesně zaškrtnete, které sekce aplikace smí vidět a používat. Seznam oprávnění najdete přímo ve formuláři pozvánky nebo při pozdější editaci člena.

Dokumenty

• Faktury. vystavovat, editovat, mazat faktury.
• Dobropisy. vystavovat opravné daňové doklady k fakturám.
• Dodací listy. vytvářet a spravovat dodací listy.
• Objednávky. evidence objednávek od klientů.

Finance

• Párování plateb. import bankovních výpisů a párování s fakturami.
• Náklady. evidence výdajů včetně skenování účtenek mobilem.
• Bankovní účty. správa firemních bankovních účtů.

Katalog

• Produkty & sklad. správa ceníku produktů a skladových zásob.
• Kontakty (klienti). adresář odběratelů.

Správa

• Opakující se doklady. pravidelné fakturace (měsíční, roční, ...).
• Statistiky. grafy, přehledy, daňový výhled.
• Zpětná vazba. odesílání návrhů nám do DoklaDíku.

Exporty

• Exporty a hlášení. CSV exporty pro účetní, kontrolní hlášení, souhrnné hlášení.

Speciální přepínače

• Přehled (dashboard). smí spolupracovník vidět úvodní souhrnnou stránku s finančními čísly? Někdy chcete skrýt celkové příjmy firmy.
• Vidět ceny. klíčový přepínač pro skladníky a asistenty. Pokud je vypnutý, spolupracovník nevidí jednotkové ceny na produktech, celkové částky na fakturách, marže ani statistiky příjmů. Vidí jen množství, názvy a odkazy na doklady.

---

Krok 6. Přijetí pozvánky (pohledem pozvaného)

Pozvaný spolupracovník dostane do e-mailu zprávu "Byli jste pozváni do firmy X na DoklaDík". Co se stane dál, záleží na tom, jestli už má účet v DoklaDíku, nebo ne.

Pokud pozvaný nemá účet v DoklaDíku

1. Otevře e-mail a klikne na tlačítko / odkaz Přijmout pozvánku.
2. Přenese ho to na stránku, kde si nastaví vlastní silné heslo. DoklaDík hlídá, aby heslo mělo alespoň 8 znaků a obsahovalo velké písmeno, číslo a znak.
3. Po uložení hesla je automaticky přihlášen. rovnou se dostane na dashboard firmy, do které byl pozván.
4. Podle svých oprávnění vidí v sidebaru jen povolené sekce.

Pokud pozvaný už účet v DoklaDíku má

1. Otevře e-mail "Byli jste přidáni do firmy X" a klikne na odkaz.
2. Přihlásí se svým stávajícím heslem (nemusí si nic nastavovat znovu. DoklaDík už ho zná).
3. Na Rozcestníku mu přibude nová firma v sekci Spolupráce.
4. Jedním klikem se do ní přepne a začne pracovat.

---

Krok 7. Správa týmu (stránka Nastavení → Tým)

Na jedné přehledné stránce vidí majitel a admin kompletní tým firmy. Tabulka zobrazuje všechny členy s těmito informacemi:

• Jméno a e-mail
• Role (s ikonou. koruna pro majitele, štít pro admina, osoba pro spolupracovníka)
• Kdy byl přidán do firmy (např. "před 3 dny")
• Akce v pravém sloupci (ikony)

Akce, které jde s členem udělat

• ✏️ Upravit. změnit roli (admin ↔ spolupracovník), upravit zaškrtnutá oprávnění. Otevře stejný formulář jako pozvánka, jen předvyplněný aktuálními hodnotami.
• 🔑 Reset hesla. pošle spolupracovníkovi nový odkaz pro nastavení hesla na jeho e-mail. Hodí se, když si heslo zapomněl a nechce si ho resetovat sám.
• 🗑️ Odebrat z firmy. smaže členství. Data, která spolupracovník vytvořil (faktury, klienti, objednávky), ve firmě zůstávají. Smazaný člen ztrácí přístup okamžitě. při další návštěvě Rozcestníku tato firma zmizí z jeho seznamu.

---

Krok 8. Audit a historie změn

Každá akce v týmu se zaznamenává do audit logu:

• Kdy byl kdo pozván a kým
• Kdy byla změněna role (admin ↔ spolupracovník)
• Kdy byla upravena oprávnění (a co konkrétně)
• Kdy byl komu odebrán přístup
• Kdy byl resetován e-mail nebo heslo

Historie je trvalá a dohledatelná. splňuje požadavky GDPR i interní kontroly. Pro zobrazení auditu kontaktujte podporu DoklaDík; standardně je tato sekce skrytá, aby v běžném provozu nerušila přehledné UI.

---

Krok 9. Typické scénáře nastavení oprávnění

Pro rychlou inspiraci. takto obvykle vypadá oprávnění podle typu spolupráce:

🧮 Externí účetní (dochází pro vás jednou za měsíc)

• ✅ Faktury, Dobropisy, Náklady, Banka
• ✅ Exporty (pro podklady k DPH a daním)
• ✅ Statistiky, Vidět ceny
• ❌ Klienti, Produkty (nepotřebuje je měnit)
• ❌ Dashboard (stačí jí data pro účetnictví)

📝 Fakturantka (vystavuje doklady za vás)

• ✅ Faktury, Dobropisy
• ✅ Klienti, Produkty (potřebuje je spravovat)
• ✅ Vidět ceny
• ❌ Banka, Náklady (nepotřebuje finance)
• ❌ Statistiky (nemusí vidět, kolik firma vydělává)

📦 Skladník (edituje jen skladové karty)

• ✅ Produkty & sklad
• ❌ Vidět ceny. nesmí vidět marži ani nákupní ceny
• ❌ Všechno ostatní

🛒 Asistent obchodu (komunikuje s klienty)

• ✅ Kontakty, Objednávky, Dodací listy
• ❌ Faktury, Vidět ceny
• ❌ Nastavení firmy a finance

---

Časté otázky

Kolik firem můžu mít pod jedním účtem?

Neomezeně. Jeden uživatel (jeden e-mail) může být současně majitelem, adminem nebo spolupracovníkem v libovolném počtu firem. Mezi nimi se přepínáte jedním klikem přes Rozcestník.

Stojí založení další firmy něco?

Ne. Založení další firmy je zdarma. Každá firma má svůj vlastní tarif. můžete mít jednu firmu na Pro tarifu a další klidně na Tarif Zdarmau.

Uvidí spolupracovník data z jiných firem, kde nejsem?

Nikdy. Každá firma má úplně oddělená data. Spolupracovník vidí pouze tu firmu, do které byl pozván. Technicky to zajišťuje Row Level Security (RLS) v PostgreSQL. izolace probíhá na úrovni databáze, ne aplikace.

Co se stane, když spolupracovníka odeberu z firmy?

Ztrácí okamžitě přístup. Faktury a klienti, které vytvořil, ve firmě zůstávají. Jeho uživatelský účet v DoklaDíku nezanikne. zůstává dál platný pro jiné firmy, kde je členem.

Můžu změnit majitele firmy na někoho jiného?

Ne přímo přes admin panel. Pokud potřebujete převést vlastnictví firmy (např. prodej firmy, generační výměna), kontaktujte prosím podporu DoklaDík. ověříme identitu obou stran a převod provedeme manuálně.

Můžu pozvat spolupracovníka, aniž by měl e-mail?

Ne. Každý spolupracovník musí mít vlastní platný e-mail. slouží jako přihlašovací jméno a kanál pro bezpečnostní zprávy (obnova hesla, upozornění na podezřelé přihlášení, audit). Dva spolupracovníci nemohou sdílet jeden e-mail.

Co když spolupracovník zapomene heslo?

Má dvě možnosti. První: na přihlašovací obrazovce klikne na "Zapomenuté heslo" a dostane obnovovací e-mail. Druhá: požádá majitele/admina, který v Nastavení → Tým u jeho řádku klikne na ikonu klíče (Reset hesla). spolupracovníkovi přijde nový obnovovací odkaz.

Přidá se nová sekce v DoklaDíku. dostanou k ní spolupracovníci automaticky přístup?

Ne. DoklaDík funguje fail-closed. každá nová sekce je pro všechny existující spolupracovníky automaticky zakázaná. Majitel ji musí ručně povolit u těch členů, kterým ji chce zpřístupnit. Tak zabraňujeme nechtěným únikům dat.